La sociedad desde los inicios ha estado en constante evolución y transformación. En sus primeras revoluciones la sociedad se había transformado de una sociedad tipo colonial o una potencia agrícola, sufre una segunda revolución de una sociedad agrícola a una potencia industrial de primera magnitud como consecuencia de la revolución industrial que altero el modo de vida de cada ciudadano.
En la actualidad se habla de una tercera revolución industrial, es decir una revolución de la información y el conocimiento que esta llegando a las raíces de la civilización, el incentivo de esta es la “información” como recurso abundante.
Ahora la sociedad esta basada en una economía de producción, administración y usos de la información, esto se evidencia en la actualidad, ya que la mayor parte de la gente ya no trabaja en el campo, sino que se encuentran en áreas de ventas, educación, salud, banca, financiera, etc. y todas estas actividades implican trabajar, distribuir o crear nueva información o conocimientos. Por lo que con una sociedad basada en la información, el conocimiento, la tecnología, la transformación y los sistemas de información adquieren gran importancia.
Ahora la sociedad esta basada en una economía de producción, administración y usos de la información, esto se evidencia en la actualidad, ya que la mayor parte de la gente ya no trabaja en el campo, sino que se encuentran en áreas de ventas, educación, salud, banca, financiera, etc. y todas estas actividades implican trabajar, distribuir o crear nueva información o conocimientos. Por lo que con una sociedad basada en la información, el conocimiento, la tecnología, la transformación y los sistemas de información adquieren gran importancia.
Información: Es el resultado de haber organizado o analizado los datos de alguna manera y con un propósito y para ser información debe aportar conocimientos, debe servir para algo, debe ser innovador para la persona que lo recibe al entenderla y utilizarla.
Sistemas de información: Es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto y que buscan un objetivo común. El cual les permite captar, almacenar y distribuir información del entorno de la institución y de sus operaciones internas; para apoyar la toma de decisiones, en las funciones o áreas, en la comunicación, coordinación control y análisis de la organización. Los sistemas de información se encuentran presentes en todas las organizaciones e instituciones incluyendo campos como: Entidades bancarias, restaurantes, redes hotelera, reservaciones en líneas áreas, entre otras.
Los sistemas de información cumplen con la función de transformar los datos puros en información útil, a través de actividades básicas que son:
- La alimentación o insumo: recibe datos de fuentes internas o externas de la organización. Es decir constituyen los elementos de entrada o ingreso de datos.
- Procesamiento: Actúa sobre los datos puros para producir la información útil; es el sistema generador de información que determinara como se elabora dicha información.
- Salidas o productos: Constituye la información ya procesada que será transferida para el futuro usuario, es decir a las personas o actividades en las que debe ser empleada.
En los sistemas de información también se requiere de una retroalimentación en donde se realizan las evaluaciones y las correcciones necesarias para que el insumo sea lo mas correcto.
El nuevo papel de los sistemas de información en las empresas
Existe hoy en día una interdependencia entre la relación de los sistemas de información y las empresas, ya que entre la estrategia de negocios, las reglas y los procedimientos, sí en los sistemas de información existen cambios en la estrategia se requiere de modificaciones en el hardware, el software, la base de datos y las Telecomunicaciones que forman parte los sistemas modernos de información.
Por lo tanto las empresas requieren de aliados en los sistemas de información para progresar y expandirse en la actividad en la que se desenvuelve. Otro cambio en la relación de los sistemas de información y las empresas es la creciente complejidad y la visión de los proyectos de sistemas y sus aplicaciones. A través de los sistemas de información en las empresas se puede:
Minimizar los costos operativos: Ya que el trabajo que antes lo realizaban varios empleados ahora lo puede realizar un solo, llevando a una reducción significativa en los costos e incentiva a la entidad para invertir en tecnología más actualizada y hacerla ganar más competitiva involucrando cambios administrativos e institucionales.
Maximizar las ganancias: Al conseguir minimizar los costos la oportunidad de maximizar las ganancias aumenta lo que trae consigo un mayor crecimiento de la empresa.
Esto es posible gracias a la interacción de la organización y los sistemas de información, Ya que por una área van las estrategias del mercado y los roles a desempañar y por la otra área van los equipos y los sistemas a desarrollarse que al integrarse forman una alianza en la empresa.
Las instituciones cuentan con varios sistemas de información:
Sistemas a Nivel Estratégico: En este sistema se encuentra el Sistema de Soporte Gerencial (S.S.G.) Los directivos emplean este sistema para la teoría de decisiones, sirven a nivel estratégico de la institución, dirigen las decisiones no estructuradas y crean un ambiente generalizado de computación y comunicación en vez de proporcionar alguna aplicación fija capacidad específica d estos sistemas de soporte gerencial están diseñados para incorporar información sobre eventos externos como competidores nuevos, pero también obtienen información resumida de los sistemas de información para la administración y del sistema para el soporte de decisiones internas.
Sistema a Nivel Administrativo o Gerencial: Esta constituida a su vez por los sistemas de información para la Administración (S.I.A.) y los Sistemas para el Soporte de Decisiones (S.S.D.) los sistemas de información para la administración proporcionan a los administradores a informes y en algunos casos acceso en línea a los registros ordinarios e históricos de la institución.
Sistema a Nivel de Conocimiento: Dentro de este sistema se encuentran los Sistemas del trabajo del Conocimiento (S.T.C.) y los sistemas en la oficina (S.A.O.). Los sistemas de trabajo el conocimiento poseen trabajadores que tienen grados universitarios, son miembros de una profesión reconocida, su trabajo consiste en crear nueva información y conocimiento.
Sistemas a Nivel Operativo: Dentro de este nivel se encuentra el Sistema de Procesamiento de Información (S. P.O.), es un sistema computarizado que realiza y registra las operaciones diarias de rutina necesariamente para las operaciones de la empresa.
El reto de los sistemas de información
El Reto de la Estrategia de Negocios: A través de un diseño competitivo y eficiente se puede crear una estrategia de negocios. Ya que en la mayoría de las grandes empresas el sector servicio se realiza inversiones de hasta un cincuenta por ciento en tecnología de la información el total de inversión e capital. El poder del software o del hardware de las computadoras a crecido aceleradamente en comparación con la capacidad de las instituciones para usar esa tecnología. Por lo que muchas instituciones deben ser rediseñadas, para poder seguir siendo competitivas. Harán uso de la tecnología de la información para simplificar la comunicación y eliminar cualquier ineficiencia en la organización. Es decir, las instituciones deben rediseñar la manera en que producen, diseñan, entregan y comercializan sus bienes y servicios.
El Reto de la Globalización: Entender los requerimientos del Sistema dentro de un entorno global de negocios. Para desarrollados sistemas de información multinacionales integrados, la empresa debe enfrentar las legislaciones restrictivas sobre el flujo e información en más de 25 países; creando estructuras transculturales de contabilidad y reportes. La forma en que se ha ido desarrollando ligeramente la economía mundial nos coloca en la necesidad de implementar sistemas de información capaces de realizar operaciones de compra venta de productos en muchos países.
El Reto de la Arquitectura de la información: Crean una arquitectura e información que soporte las metas de la institución.
Las empresas deben tener la idea clara e sus metas organizacionales, aún cuando la tecnología de información sugiera nuevas formas de hacer negocios. Muchas no pueden lograr sus metas por poseer sistemas computarizados y de información incompatibles.
El Reto de la Invención de los Sistemas de Información: El principal problema como consecuencia del desarrollo de computadoras poderosas y baratas no involucra a la tecnología sino a la administración y a las instituciones.
El Reto de la Responsabilidad y el Control: Diseñar sistemas que las personas puedan controlar, entender y usar de una manera ética y responsable.
Los sistemas de información basados en computadoras desarrollan un papel interesante en los negocios y en la vida diaria, por ello se deben tomar medidas especiales para asegurarse de que estos sean confiables y seguros, puesto que en caso contrario siendo estos operados con defectos causan daños extremo.
Los sistemas de información en las empresas
Todas las organizaciones son sistemas de procesamiento de información, ya que cualquier actividad desarrollada en la empresa necesita procesos de información para su funcionamiento. Las empresas pueden usar 4 estrategias competitivas básicas para lidiar con estas fuerzas de la competencia:
- Diferenciación de Producto.
- Diferenciación Orientada.
- Desarrollar ligas estrechas con competidores y proveedores.
- Transformarse en productos de bajos costos.
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